본 회의의 유치 활동을 시작한 것이 2018년이었으므로, 회의 종료까지는 4년 걸렸습니다. ACM이라는 정보계의 국제회의 단체로서는 IEEE와 쌍방을 이루는 권위 있는 회의였으므로, 성공적으로 끝날 수 있었던 것은 매우 고맙게 생각하고 있습니다.

본 회의 실시시는 코로나 禍의 한창이었기 때문에, 감염 대책과 논의의 활발화의 양립 혹은 밸런스를 취하는데 가장 많은 시간을 보냈습니다. 본 회의는 하이브리드 형식으로 개최되었지만, 하이브리드 형식의 회의에서는 커뮤니케이션의 질과 양에 관한 문제와 시차에 관한 문제를 모두 검토할 필요가 있었습니다.

하이브리드 및 온라인 회의에서는 오프라인 참가자 간의 비공식적인 교류가 어려운 것으로 알려져 있으며, 이 문제는 글쓰기 현재까지 해결되지 않았습니다. 그러므로, 본회의에서는 어디까지나 발표나 연구에 대한 포멀한 교류가 극대화하는 대책을 실시했습니다. 구체적으로는
1. 발표자료를 사전에 공유하여 발표내용을 사전에 이해할 수 있는 환경을 만든다
2. 토론을 발표 시간외에서도 할 수 있도록 커뮤니케이션 툴을 활용한다.
3. 발표 내용을 녹화하고 나중에 참가자와 공유
라는 3개의 대책을 실시했습니다.
발표 자료의 사전 공유는 발표 슬라이드 외에 발표 동영상을 사전 녹화하는 방법도 채용했습니다. 거의 전원의 발표자로부터 자료의 제공이 있어, 참가자와 발표 자료를 공유할 수 있었습니다. 커뮤니케이션 툴은 Slack을 사용했지만, 2천 건이 넘는 커뮤니케이션이 진행되고 있어 활발한 논의가 전개되었습니다. 발표 내용의 녹화에 대해서도 수개월에 걸쳐 열람되고 있어 충분히 활용되었다고 생각하고 있습니다.

시차의 문제에 대해서는, 본 회의가 미국과 유럽의 참가자가 많았기 때문에, 온라인으로부터의 미국으로부터의 발표자를 일본 시간의 오전 중에, 유럽으로부터의 발표자를 일본 시간의 저녁에 배치한다 그래서 각각의 발표자가 자정에 발표하는 일이 없도록 배려했습니다. 그 결과 대부분의 온라인 발표자가 시간에 늦지 않고 발표를 할 수 있어 논의도 문제없이 진행할 수 있었습니다. 또 시차의 관계로 논의를 실시간으로 들을 수 없었던 참가자도, 발표 자료나 발표 동영상을 보는 것으로 발표의 모습을 알 수 있어, 질문에 대해서도 Slack를 통해 후일 질문할 수 있었기 때문에, 온라인 참가자들로부터 발표나 토론에 대한 클레임은 없었다.

데지마 메세 나가사키는 학회를 실시하기에 최적화된 회의장이라고 느꼈습니다. 하이브리드 개최로 문제가 되는 회선의 용량도 충분히 확보할 수 있고, 무엇보다 나가사키역에서 도보 1분이므로, 회장에의 참가자의 유도에 자원을 나눌 필요가 없습니다. 이것은 회의를 개최하는데 매우 플러스라고 생각됩니다. 또, 천장도 충분히 높게 논의를 활발화시킬 수 있는 시설이라고 생각됩니다.
또, 관광지도 풍부하게 있기 때문에, 익스커션이 조립하기 쉬운 것도 좋네요. 순 일본식 시설이 적기 때문에 국제 회의의 익스커션은 조금 궁리가 필요할지도 모릅니다만, 버스를 사용하면 운젠이나 다케오 등에 갈 수 있기 때문에 목적지의 선택에 곤란한 일은 없었습니다.